Comment éviter les erreurs d'adoption des communications vidéo

C'est le cauchemar de chaque entreprise: consacrer du temps, de l'argent et des ressources au déploiement d'une technologie que les employés n'utilisent que. Et bien que le passé soit criblé de tels exemples - wikis internes et réseaux sociaux, par exemple - les outils de vidéoconférence ne doivent pas nécessairement être un autre membre dans le cimetière de l'application.

En fait, le marketing actuel de la vidéoconférence est en plein essor: les experts prédisent qu'il pourrait atteindre 4 milliards de dollars cette année, contre seulement 367 millions de dollars en 2009. Et ce n'est pas surprenant, compte tenu de la main-d'œuvre dispersée d'aujourd'hui: quatre-vingt-sept pour cent travaillent sur des équipes distribuées, soit au pays Ou à l'échelle internationale, et la moitié de la main-d'œuvre américaine maintient des emplois compatibles avec le télétravail, selon une recherche.

À mesure que d'autres entreprises continuent d'adopter des outils de vidéoconférence, veiller à ce que les processus, les personnes et la culture appropriés soient essentiels pour conduire et soutenir l'adoption continue. Tenveo 'propre Lily Zheng, directeur du déploiement et de l'adoption des partenaires, discute de nombreuses entreprises qui se trompent avec l'adoption et offre des moyens de faire en sorte que toutes les étapes se déroulent.

1. Votre culture d'entreprise ne prend pas en charge la vidéoconférence. Comment savez-vous que votre lieu de travail est mûr pour la réussite de la vidéoconférence? La première indication est un environnement collaboratif - ou à tout le moins, le désir de devenir plus collaboratif - dit Lily. Sinon, les efforts d'adoption échoueront: Considérez-le comme un drapeau rouge si votre entreprise est saillie et qu'il n'y a pas de signe pour changer cela. Après tout, la vidéoconférence est très bénéfique pour les organisations dont la main-d'œuvre est située dans différentes régions géographiques, a envie de se connecter mieux et veut contribuer à la croissance de sa culture.

2. Vous n'avez pas d'achat au-delà de l'informatique. Pour déployer avec succès une solution de vidéoconférence, vous avez besoin d'un buy-in auprès des cadres engagés et de la haute direction, non seulement du service informatique, dit Lily. Si les cadres adoptent et soutiennent la vidéoconférence, d'autres personnes dans l'organisation seront aussi. «Les employés apprennent par l'exemple», dit Lily. "Si vous n'avez pas de buy-in depuis le haut, cela ne fonctionnera jamais".

3. Votre infrastructure ne peut pas l'être. Si votre réseau ou WiFi ne peut pas prendre en charge un outil de vidéoconférence, il est susceptible d'échouer, dit Lily. Une infrastructure insuffisante produira de l'audio et de la vidéo en cascade, ce qui entraînera des utilisateurs frustrés et adoptera l'adoption. Tenveo a un processus d'évaluation pour s'assurer que votre réseau est prêt.

4. Vous ne pilotez pas le programme. Avant un lancement à l'échelle de l'entreprise, testez l'outil avec de petits groupes. Lily suggère de piloter à la fois avec une équipe qui a une connaissance technologique et comprend les avantages de l'outil, et qui n'est pas technologiquement avancé. Cela vous permet de comparer la répartition de votre préplanification et de vos processus et de les adapter avant de le déployer à plus grande échelle.

5. Vous n'avez pas de parrainage ou d'évangélistes. Au-delà de l'obtention des buy-in des cadres avant de déployer un outil, il est essentiel d'attribuer au projet un sponsor dont le rôle est de le faire battu en le préparant pour le prime time. "Vous avez besoin de quelqu'un pour éviter de parler de cela, pas seulement avec un leadership supérieur, mais aussi au niveau du directeur et du manager," dit Lily.

Les évènements internes proviennent souvent de programmes pilotes. Ce sont des personnes au sein de l'organisation qui partagent avec leurs pairs leur enthousiasme et leur soutien pour l'outil. "Parfois, vous êtes plus susceptibles de faire confiance à vos collègues pour essayer quelque chose de nouveau quand ils en préconisent", dit-elle.

6. Vous ne l'annoncez pas. La clé de l'adoption de conduite est l'accumulation avant son lancement, dit Lily. Il s'agit d'un travail de marketing: Développez des matériaux et des communications qui favorisent le nouvel outil à venir, détaillant ce qu'il est, pourquoi il se lance, comment cela permettra d'économiser du temps aux employés et de l'attendre, dit-elle.

7. Vous ne communiquez pas son lancement. Lorsque l'outil est prêt pour le premier écoulement, ne le lancez pas en silence, dit Lily. Envoyez un mémo interne aux employés qui explique pourquoi il est excitant, où ils peuvent obtenir de l'aide, comment l'utiliser et les objectifs de l'entreprise.

8. Vous ignorez les mesures. L'outil a été lancé, mais le travail n'est pas terminé. Surveillez attentivement les paramètres de l'outil: surveillez le nombre de personnes inscrites, et combien ont été inscrits et ont tenu leur première réunion. "Vous pourriez avoir 3 000 personnes qui ont signé, mais ce n'est pas une indication de succès si elles n'ont pas vraiment utilisé l'outil", dit Lily. C'est une bonne mesure pour la progression de l'adoption.

9. Vous ignorez les retardataires. Vous pourriez constater que certaines équipes ou démographie des utilisateurs n'adopte pas l'outil au même rythme que d'autres. Le mauvais mouvement consiste à les laisser tranquilles; Au lieu de cela, adaptez-leur à un énoncé de bénéfices précis qui met en évidence les succès que leurs pairs ont eu à encourager leur adoption, dit Lily.

" Il y aura toujours des personnes résistantes au changement, mais la clé est de leur faire comprendre pourquoi cet outil leur est bénéfique et leur quotidien", dit-elle. "Partagez des exemples de la façon dont leurs pairs ont pris connaissance d'un contrat plus rapidement ou ont économisé du temps et collaboré mieux. Sinon, ils résisteront et attendront qu'il échoue afin qu'ils puissent revenir à leur façon de faire les choses. "

10. Vous négligez-le après le lancement. Les nouveaux outils ne doivent pas être à l'écart, hors d'esprit. Tout aussi important que l'attention que vous lui faites payer avant et pendant son lancement est votre respect pour l'outil après son lancement. Cela pourrait inclure la tenue de sessions de formation continue pour les employés, le déjeuner et l'apprentissage pour répondre aux questions et mettre en évidence de nouvelles fonctionnalités, et conteste pour encourager l'adoption.

" Présentez des victoires comme," Votre homologue vient de sauver trois semaines en effectuant des réunions de projets à l'aide de vidéos ", et de tenir des concours pour les employés qui utilisent l'outil le plus et de les récompenser avec un prix", dit Lily. "Il est important pour les entreprises de faire continuellement cette partie de leur culture afin de soutenir l'adoption".

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