Conseils pour vos réunions d'affaires
Sep 13, 2018
Conseils pour vos réunions d'affaires
1. Commencez avec une belle introduction
Commencez chaque réunion en présentant tous les participants et les présentateurs. Lorsque vos employés peuvent mettre un nom et un visage ensemble, ils se sentent plus inclus dans le travail effectué et se sentent membres de l'équipe. Contrairement à la téléconférence ordinaire, lorsque vous ne pouvez entendre que la personne qui parle, lorsque vous organisez une vidéoconférence, vous pouvez réellement voir les visages des autres participants. L'un des avantages supplémentaires de se voir mutuellement est qu'il permet de réduire le nombre de cas de personnes qui se parlent accidentellement, ou ne sont pas en mesure d'identifier qui parle à un moment donné. En conséquence, les réunions peuvent s’améliorer et garder les participants engagés et contribuer activement à la réunion par la vidéoconférence de Tenveo.
2.Enregistrez les participants
Engager les participants grâce à l'utilisation d'un logiciel de partage d'écran. Lors d'une réunion virtuelle, il est facile pour les participants de se retirer de la réunion et d'être distraits par d'autres choses dans leur environnement. Ceci est souvent le résultat d'un manque de visuels pour que les participants puissent s'engager pendant la réunion. Les réunions par zoom vous permettent de partager facilement des éléments visuels d'un participant à un autre pour vous aider à donner des références visuelles que tout le monde peut utiliser et maintenir son attention tout au long de la réunion. Le partage d'écran vous permet de partager des présentations PowerPoint, des vidéos, des documents et tout ce que vous pouvez ouvrir sur votre écran avec d'autres participants. Tenveo présente une caractéristique unique: utiliser un tableau blanc pour partager des informations entre les participants. Cette fonctionnalité permet également aux membres de l’équipe de faire des annotations, ce qui la rend idéale pour le brainstorming. Lorsque votre réunion est enregistrée, ces annotations sont également enregistrées et facilement disponibles, facilitant ainsi la prise de notes et la documentation d'une réunion.
3.Eassez le processus de présentation
Permettre à plusieurs participants de présenter facilement des informations tout au long de la réunion. Lorsque vos participants ne peuvent pas interagir et interagir facilement, ils peuvent se décourager et ne plus être intéressés à participer à la réunion. De nombreuses plates-formes de réunion virtuelles compliquent la transition d'un présentateur à un autre. Cela non seulement frustre les présentateurs, mais il est également difficile de maintenir l’attention des participants tout au long de la réunion. En choisissant une plate-forme de communications unifiée qui permet aux présentateurs de partager facilement des informations, quel que soit l’endroit où ils se présentent, ce problème est éliminé, la vidéoconférence Tenveo peut y arriver. La facilité d'utilisation du logiciel de vidéoconférence Zoom rend la transition d'un haut-parleur à l'autre presque transparente.
4. Aller au-delà des fuseaux horaires
Facilitez la participation des participants à la réunion, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Étant donné que les employés voyagent, travaillent dans des régions éloignées et ont des bureaux dans plusieurs villes, il est important que les participants puissent participer à une réunion à partir de plusieurs endroits, non seulement pour participer à la réunion, mais aussi pour s’engager avec d’autres participants. De nombreuses plates-formes ne sont disponibles que sur des types de périphériques spécifiques. La plate-forme de réunions Tenveo peut être utilisée sur un ordinateur Windows ou Mac, ainsi que sur un appareil mobile Android ou Apple, sans avoir à se soucier des problèmes d'interfaçage entre les différents appareils. En conséquence, les participants peuvent participer en appuyant simplement sur un bouton, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, à partir d'une plus grande variété de périphériques que d'autres services.
5. Laissez les participants contribuer à la discussion
Assurez-vous que vos participants ont la possibilité de fournir des commentaires, de poser des questions et de contribuer à la discussion. Une conférence vidéo permet de voir plus facilement les participants et de prendre des repères visuels, de sorte que la conversation semble plus naturelle qu’une conférence téléphonique traditionnelle. Certains outils de réunion vidéo permettent aux participants d'utiliser le partage d'écran, mais peuvent être limités dans les autres outils proposés. Outre le partage d'écran, les réunions Tenveo permettent aux participants de discuter entre eux, de faire des annotations à l'aide d'une fonction de tableau blanc, de partager des fichiers, de poser des questions au présentateur et même d'enregistrer la réunion. En conséquence, les participants peuvent participer à la réunion en utilisant un certain nombre d'outils de collaboration en ligne auxquels ils n'auraient pas accès lorsqu'ils utilisent d'autres plates-formes.
En utilisant ces cinq conseils pour encourager vos participants à participer à votre prochaine réunion, vous pouvez vous assurer que votre réunion est un succès. Lorsque les participants sont engagés, ils sentent que leur voix est importante dans le processus de prise de décision et qu’ils prennent un intérêt personnel dans le travail en cours. Ils se sentent valorisés et sont plus susceptibles de faire de leur mieux. Lorsque davantage de personnes participent au processus de réunion, elles peuvent apporter de nouvelles idées et offrir différentes perspectives qui n’ont peut-être pas été prises en compte dans le passé. Lorsque l'équipe travaille ensemble, les problèmes peuvent être mieux traités et certains problèmes peuvent être résolus avant même qu'ils ne se posent.
