Comment éviter les cauchemars de vidéoconférence

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La vidéoconférence est un moyen efficace et peu coûteux de rester en contact avec les employés et les clients, mais il y a quelques pièges à éviter.

Peu importe ce que vous êtes dans l’industrie, vous avez probablement vécu au moins quelques visiophonie. Ces appels ont besoin d’un peu plus de matériel que l’audioconférence, ils comblent un besoin de temps face à face qui ne peut pas tout à fait être satisfaites sans rencontres en personne. En fait, la popularité de la vidéoconférence a explosé ces dernières années et c’est pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, vidéo conférence économise temps et argent. Selon une étude de l’IGP, sociétés que régulièrement usage de vidéoconférence trouve un 30 % de plonger dans les frais de voyage dans l’ensemble, qui comprend l’hôtel, billet d’avion, carburant, taxi, location de voitures et allocations de nourriture. En outre, vidéoconférence peut conduire à l’efficacité et la productivité plus élevée. Un autre avantage de la vidéoconférence est qu’il apporte un sentiment d’unité parmi les employés dispersés qui télétravaillent ou travaillent dans différentes villes. Parfois, vous avez juste besoin d’une rencontre en personne.

Mais vidéoconférence est livré avec ses défis aussi. Avez-vous déjà participé à un appel qui était si mal organisé, ou ont souffert tant de fautes de la technologie, qu’il se sentait comme une perte de temps ? La plupart des gens ont probablement. C’est pourquoi il est important de faire tout votre possible pour éviter les cauchemars de vidéoconférence suivants, que vous soyez l’hôte ou participant.

Bruit de fond. Un grand avantage de la vidéoconférence est qu’il vous permet de travailler de n’importe où, même votre maison. Mais n’oubliez pas, votre objectif doit toujours être aussi professionnel que possible. Cela signifie que vous devez supprimer les bruits extérieurs, y compris le chien aboie et les cris de l’enfant. Fermez vous-même dans une salle tranquille avec aucune distraction. Si vous savez que vous aurez un appel important, envoyer les enfants à grand-mère et mettre les chiens dans une autre pièce.

Distractions réactivées. Ne soyez pas « cette personne » qui oublie de couper lui-même lorsque vous parlez à d’autres personnes dans la salle, répondant à un autre appel téléphonique ou, gorgée, commander une tasse de café. Si vous avez besoin à l’étape de l’appel, couper vous-même quelle que soit la raison.

Conversations avec sourdine. En revanche, n’oubliez pas d’activer vous-même quand c’est votre tour de parler. Qui sait combien de minutes et d’heures innombrables ont été perdus dans nos vies grâce à une coupure accidentelle !

Connexion inégale. Il n’y a rien de plus ennuyeux que d’être a lancé un appel vidéo. Non seulement ne vous manquez certaines parties de l’atelier, mais vous perdrez temps et énergie en tentant de revenir. Soyez sûr d’avoir une connexion internet solide de partout où vous travaillez et savez comment le redémarrer il s’éteint. En outre, ont une source de sauvegarde pour la connexion si possible ; par exemple, s’il y a une app pour votre programme de vidéo-conférence, installez-le sur votre téléphone intelligent et sait comment l’utiliser si nécessaire.

Statique ou des interférences. Ce n'est pas cool quand quelqu'un manque tout autre mot que vous dites (ou vice versa). Parfois la technologie est juste une bête et il n’y a aucun moyen pour l’empêcher. Mais une façon de réduire le risque de brouillage ou statique est pour tous les participants à mettre en sourdine leurs téléphones à moins qu’ils parlez.

Orateur inconnu. Lorsqu’il y a plusieurs personnes sur la ligne, il peut être difficile de se rappeler le who ' s who. Même si le programme que vous utilisez vous identifie, indiquer votre nom et votre département avant de dire quelque chose d’important. Cela aidera ceux vous ne connaissez pas bien obtenir orienté avant de dire un mot.

Centrale Echo. Parfois, il y a un écho inexplicable sur un appel vidéo. Si cela se produit, essayez de le réduire à une personne spécifique ou de demander à chacun pour recomposer dans. Si cela ne résout pas la question, soyez prêt avec un autre de pont ou de ligne pour les personnes à se joindre.

En plus de ces cauchemars de vidéoconférence, voici quelques conseils pour les meilleures pratiques lors de la préparation d’un appel vidéo :

Si vous êtes organisez une réunion, être sûr que c’est réellement nécessaire. Presque chacun d'entre nous ont accroché vers le haut d’un appel et la pensée, la « bien, qui aurait pu être accomplie avec un email ! » Aider les participants à rester sur la tâche avec un agenda clair et détaillé. N’oubliez pas de laisser le temps à la fin des questions.

Être à l’aise avec la technologie de vidéoconférence avant le début de la réunion. N’attendez pas jusqu'à cinq minutes avant un appel commence à essayez de vous connecter pour la première fois. Si vous êtes l’hôte de la réunion, effectuez un test au préalable. Demander à l’employé de participer à votre réunion pratique afin d’obtenir le blocage d’accorder l’accès, silencieuse et unmuting participants et plus de partage d’écran.

Utilisez beaucoup d’éclairage. Il n’importe où vous êtes au cours de la réunion, le bureau, votre maison, etc., n’oubliez pas il y a un éclairage suffisant afin que d’autres peuvent voir votre visage. Ne permettez-vous d’être rétro-éclairé ou votre visage peut apparaître sombre. Au lieu de cela, assurez-vous que la lumière vient devant vous ou sur le côté.

Assurez-vous que le fond n’est pas gênant. Il n’est pas très professionnel pour avoir un tas de linge ou jouets pour vos enfants disséminés derrière vous. Au lieu de cela, aller simple et clair. Habillez-vous convenablement. Tu es encore un professionnel, donc sauf si c’est une audioconférence, prêter attention à vos cheveux, de maquillage et de vêtements. Plus précisément, usure en sourdine, des couleurs pastels ou neutres ; pas de rayures, pois, plaids ou toute autre chose qui pourrait être source de distraction à l’écran. Gardez votre webcam sur l’oeil à niveau ou un peu plus élevé. Angles étranges sont également gênants. Envisagez d’acheter un bon micro, surtout si vous faites beaucoup d’appels vidéo. Un microphone USB externe est un excellent choix. Restez concentré sur l’appel. N’oubliez pas, les gens peuvent voir vous alors n’essayez pas de multi-tâche lors de votre conférence vidéo. Regarder dans la caméra. Trop de gens regardent leur propre image sur l’écran au lieu de cela, mais c’est pourquoi il semble (tout le monde) comme si vous êtes à la recherche vers le bas. Vous ne trouver comme professionnel et honnête comme vous voulez être. N’oubliez pas, à l’instar de n’importe quelle technologie la vidéoconférence est qu’il n’y a de nombreux avantages ainsi que des défis. Heureusement, bon nombre de ces défis peuvent être évités avec un peu de connaissance, dépannage et patience. Alors préparez-vous et plongez dans votre prochaine conférence vidéo en ligne en toute simplicité. Lumières, caméra, action !

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