Tps pour de bonnes réunions à distance

Conseils pour de bonnes réunions à distance

Les réunions à distance font gagner du temps et produisent des résultats plus rapides

Les avantages des réunions à distance sont les suivants:
• réduire ou éliminer les coûts de voyage
• Augmenter l'efficacité de l'entreprise - le temps de trajet devient temps de travail
• Réduire les niveaux de stress parmi les employés - équilibre travail-vie personnelle
• simple et spontané
• Écologique

Conseils pour de bonnes téléconférences

Préparation (si vous présidez une réunion)

• Objectif. Définissez clairement le but de la réunion et ce que vous attendez des participants. Est-ce une réunion d'information, de discussion ou de décision?
  • Les bonnes personnes. Invitez les bonnes personnes, des personnes qui ajoutent quelque chose à la réunion et qui en tirent quelque chose.
  • Lectures obligatoires. Envoyez les lectures requises aux participants et un commentaire personnel à chacun des participants sur ce que l'on attend d'eux. Sont-ils supposés apporter certaines informations à la réunion ou expliquer quelque chose en particulier?
  • agenda clair. Envoyez un ordre du jour et une liste des participants en temps voulu avant la réunion.
  • Informer. Expliquez comment rejoindre la réunion (numéro de téléphone et code PIN éventuel) ou si un appel sera fait au participant.
  • test. Avant de diriger votre première réunion, essayez quelques appels de test et testez les différentes fonctions. Il se peut que votre standard téléphonique nécessite des commandes spéciales pour faire sonner plusieurs interlocuteurs. Consultez votre responsable de la téléphonie.
  • Documentation. Comment la réunion sera-t-elle documentée? C'est une bonne idée d'utiliser la fonction d'enregistrement.
  • Rester simple. Si la réunion est récurrente, ajoutez les participants en tant que groupe dans le guide de la conférence ou ajoutez des contacts individuels au répertoire.
  • Commencez et terminez à l'heure. Commencez toujours la réunion à l'heure convenue, même s'il manque des participants.
  (Prévoyez une courte pause si la réunion doit être prolongée).
  • Suivi et suivi. Résumez, faites un suivi et envoyez des notes de réunion directement après la réunion. [Fixez des délais et faites savoir à chacun qui est responsable de quoi].

Pendant la réunion (si vous présidez une réunion)

• Introductions. Bienvenue et présentez tout le monde. Cela donne un bon départ à la réunion et garantit une atmosphère inclusive, même pour les personnes hors site. Si la réunion n’est pas très grande (jusqu’à une dizaine de participants), demandez aux participants de se présenter brièvement pour mieux écouter. Essayez toujours de créer une atmosphère qui donne aux gens le sentiment d'être assis tous ensemble, même ceux qui participent à d'autres endroits.
  • Minutes. Prenez des notes ou nommez une secrétaire qui peut prendre des minutes et avoir accès à l'enregistrement, le cas échéant.
  • agenda. La personne qui dirige la réunion explique le sujet de la réunion et combien de temps elle durera et fournit un bref résumé de l'ordre du jour.
  • les interruptions. Commencez la réunion en expliquant les règles de base pour la réunion et ce qui peut être dérangeant.
  Vous ne devez pas lire de courrier électronique, naviguer sur votre Smartphone, travailler avec d'autres tâches, etc.
  • pauses. Si la réunion dure plus de 45 minutes, faites une pause pour permettre aux personnes de se dégourdir les jambes pendant 10 à 15 minutes avant de continuer.
  • Parvenir à un accord. Avant de passer à un nouvel élément, vérifiez auprès des différents participants si quelqu'un souhaite dire quelque chose. Tout le monde se sent impliqué.
  • dynamique. Gérer et prendre en compte la dynamique du groupe. Assurez-vous que tout le monde a son mot à dire sur le sujet qui fait l'objet de discussions et que les conflits sont réglés.
  • Explique. Si quelque chose se passe dans la salle (qui pourrait peut-être faire rire), expliquez ce qui se passe à quiconque participe par téléphone pour s'assurer que tout le monde se sente inclus.
  • Temps pour les questions. Réservez du temps pour répondre à vos questions.
  • Nouvelle réunion. Si certaines questions nécessitent un suivi, convenez d’un moment pour la prochaine réunion.

Après la réunion (si vous présidez une réunion)

• Suivi et suivi à travers. Résumez, faites un suivi et envoyez des notes de réunion directement après la réunion. Fixez des délais et faites savoir à chacun qui est responsable de quoi.

Pour toute personne participant à une réunion (sur un site distant)

• Paix et calme. Essayez de trouver un endroit aussi tranquille que possible.
• Garez-vous. Si vous participez depuis votre voiture, garez-vous en toute sécurité, par exemple dans un parking, avant de rejoindre la réunion.
• Éteignez le microphone. Si vous êtes assis quelque part avec beaucoup de bruit de fond, par exemple dans un aéroport, dans une voiture ou dans un café, désactivez le microphone (sourdine) lorsque vous ne parlez pas.
• Soyez prêt à temps. Assurez-vous que vous êtes à temps pour la réunion afin de vous donner la possibilité de discuter avec d'autres participants avant le début de la réunion (comme le feraient les personnes réunies dans une salle de conférence).
• Présentez-vous. Si vous avez quelque chose à dire, assurez-vous que les gens reconnaissent votre voix en vous présentant d'abord.
• Tenir les gens informés. Si vous êtes déconnecté (mauvaise réception, etc.), rappelez immédiatement et, au moment opportun, informez les autres participants que vous êtes absent depuis un moment.
• Concentrer. Concentrez-vous sur la réunion. Ne lisez pas les courriels et ne faites pas autre chose pendant la réunion.