Réduire les niveaux de stress dans les réunions vidéo

Le plug-jiggling, le redémarrage de l'ordinateur et le brouillage des tickets de support sont-ils courants en matière de vidéoconférence dans votre bureau? Et la simple pensée de la communication vidéo avec des clients étrangers et des coéquipiers éloignés fait-elle frissonner vos employés?

« Conférence vidéo » et « employés exaspérés » n’ont pas besoin d’être synonymes. Voici quatre manières dont la visioconférence Tenveo souhaite partager avec vous des réunions vidéo réussies et sans stress sur votre lieu de travail.

1. Adoptez des réunions de dernière minute en un clic

Selon une étude récente menée par Tiny-pulse, 52% des employés à distance ont déclaré être en contact avec leur superviseur direct « une fois par jour » ou « plusieurs fois par jour » . Bien que la communication de cette communication en vidéo puisse améliorer la clarté et la qualité de ces conversations, les employés ne voudront pas prendre ces conversations sur vidéo si cela nécessite des efforts importants; ils veulent utiliser une technologie qui aide à prendre en charge une communication rapide.

Permettez aux employés d’accepter les remue-méninges de dernière minute, d’organiser des formations impromptues et d’organiser des réunions spontanées en intégrant le logiciel de visioconférence Tenveo à vos autres applications de communication telles que le chat et le courrier électronique. Ainsi, lorsque les canaux Slack sont hors de contrôle et que les threads de messagerie deviennent un cauchemar, les employés peuvent facilement inviter tout le monde à un appel vidéo en un seul clic, sans ouvrir une nouvelle application.

2. Passez au sans fil et au cloud

Selon une étude réalisée au Royaume-Uni par Bar-co, le stress lié aux réunions entre 9 employés de bureau sur 10 est dû à des défis technologiques tels que l'incompatibilité et la mauvaise connectivité. Personne n'aime avoir à se battre dans une jungle de fils de fer emmêlés juste pour s'asseoir pour une réunion - et penser que votre équipement de vidéoconférence est cassé quand il est simplement débranché ou déconnecté est un peu embarrassant.

Permettre aux employés de se connecter aux vidéoconférences sans fil et via un service basé sur le cloud est le moyen le plus simple de s’assurer que le câblage difficile n’entrave pas la productivité. L'utilisation du cloud Tenveo permet aux employés d'accéder à des vidéoconférences en ligne à tout moment, en plus de se connecter depuis des salles de conférence désignées.

3. Encourager des objectifs réalistes

La clé d'une réunion productive est de savoir exactement quels sont les objectifs que vous vous êtes fixés pour accomplir et de préparer toutes les parties à les respecter. Encouragez les employés à définir des attentes réalistes en décrivant rapidement les objectifs et en les organisant avant la réunion. Si possible, encouragez les employés à envoyer le plan avec l'invitation à la réunion vidéo, afin que le déroulement de la réunion soit évident pour toute la salle. Essayez de personnaliser l'une de ces solutions de vidéoconférence via Tenveo, afin de démarrer votre équipe.

4. Rationaliser le partage d'écran

Ajoutez un autre niveau de productivité à vos réunions vidéo en utilisant l'application de conférence vidéo Tenveo qui gère également le partage d'écran en temps réel. Cela permet aux employés de partager des éléments tangibles lors de conférences vidéo - tels que des documents et des présentations PowerPoint - et de collaborer en temps réel au fur et à mesure qu'ils discutent sans avoir à ouvrir plusieurs applications. Il élimine également la nécessité pour quiconque de télécharger du contenu avant le début de la réunion, favorisant une atmosphère de travail rapide et productive.