Organiser une conférence? Voici quelques conseils pour relever le défi
Jun 08, 2017
Organiser une conférence de recherche peut être tout à fait le défi. Certains pourraient même vous conseiller de ne pas le faire. Mais c'est aussi une opportunité incroyable et une expérience enrichissante.
Mettre ensemble un événement réussi ne doit pas être une lutte difficile. Il vous suffit de vous souvenir de trois règles d'or: planifiez-vous, vous entourer d'une excellente équipe et savez pourquoi vous l'utilisez!
Voici quelques conseils pour vous aider dans cette aventure.
1. Le fait de ne pas planifier prévoyait d'échouer
Ne vous précipitez pas dans la logistique. Avant de commencer à réserver le lieu et à appeler les traiteurs, vous devez prendre un certain temps pour vous préparer à votre conférence.
Cela vous épargnera beaucoup de stress et évitera des surprises de dernière minute.
Imaginez ce que vous voulez que votre conférence ressemble. Qui participera? Quel type d'événement sera-t-il? Quel type d'expérience souhaitez-vous offrir aux délégués?
Ensuite, entrez dans les détails. Combien de participants y aura-t-il? Combien de soumissions recevrez-vous? Combien de jours durera-t-il?
Si vous le pouvez, contactez les organisateurs précédents pour recueillir des informations des années précédentes. Cela vous aidera à définir un budget réaliste.
Et n'oubliez pas qu'il est impossible d'anticiper chaque petite chose. Il y aura toujours des problèmes que vous ne vous attendiez pas et que ça va. Il suffit de planifier cela aussi.
2. Il y a de la force en chiffres
Du programme à la logistique, aux finances et au marketing, l'organisation d'une conférence implique de multiples aspects qui nécessitent tous une expertise. Vous entourer d'une bonne équipe vous aidera à accomplir les différentes tâches de manière plus efficace sans être submergé. Cela vous permettra également de vous concentrer sur les principaux objectifs: un contenu génial, de bons orateurs et des participants engagés.
Choisissez votre équipe avec attention. Recherchez des joueurs d'équipe enthousiastes, organisés et motivés, le comité organisateur ne devrait pas avoir trop de membres, pour maintenir la prise de décision et la coordination. Jonathan Khan trouve que trois est un bon nombre. Tout dépend de la taille de votre conférence et du temps que vous avez sur vos mains.
Apprenez à déléguer. Vous pouvez assigner des comités à plusieurs domaines de responsabilité: logistique (lieu, hébergement, A / V, restauration, transport), programme technique, conférenciers principaux, finance et sponsors, inscription, marketing (communication, PR, site web, médias sociaux ...). En plus des principaux organisateurs, vous pouvez vous inscrire à des bénévoles pour vous aider le jour de la conférence ou avec des tâches plus petites. Les étudiants le verront souvent comme une bonne occasion et vous aidera vivement.
Si vous avez le budget, envisagez d'embaucher un BCP ou un bureau de conférence. Être académique, la gestion des événements n'est pas forcément votre point fort. Ces professionnels sont des experts pour organiser des conférences académiques. Ils fourniront l'aide la plus précieuse, en particulier avec le côté logistique des choses.
3. Embrace technology
Il existe tellement de façons dont vous pouvez exploiter le pouvoir de la technologie.
Tout d'abord, utilisez un système de gestion abstraite pour collecter, examiner les pairs et accepter les soumissions et gérer votre programme. Oui, nous sommes biaisés, mais nous ne pouvons pas trop souligner combien de temps il vous sauvera!
Pendant la conférence, assurez-vous que toutes les chambres disposent de l'équipement A / V adéquat et que cela fonctionne! Et rappelez-vous, c'est le 21ème siècle! Presque tout le monde porte un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette et voudra avoir accès à Internet. Le Wifi peut être un problème majeur lors de conférences. Assurez-vous de vérifier par avance avec le lieu où ils fourniront wifi avec suffisamment de bande passante.
Vous pouvez également utiliser les applications mobiles pour améliorer l'expérience des délégués. Il existe de nombreuses applications là-bas, pour aider le réseau des participants, naviguer dans la conférence, créer leur propre horaire, etc.
4. Choisissez vos enceintes attentivement
Trouver le bon orateur principal est crucial mais peut être délicat. Un bon orateur principal attirera les délégués et donnera le ton à votre conférence de recherche.
Pensez à quel type d'orateurs et de présentations vous souhaitez. Viser la diversité. Invitez les chercheurs bien connus et les chercheurs juniors, et essayez d'avoir un bon équilibre entre hommes et femmes.
Assurez-vous d'avoir un plan B au cas où vos haut-parleurs annuleraient!
5. Restez informé
Vous devez élaborer un plan de communication efficace. Mettre en œuvre une stratégie sur le contenu que vous allez partager, quand et à qui. Sur votre site Web, publiez des interviews, des articles de blog, des images, des programmes, des annonces de haut-parleurs ... mettez régulièrement à jour votre contenu afin de susciter de l'enthousiasme.
Restez en contact avec vos délégués et vos haut-parleurs. Vous pouvez utiliser des outils comme Mailchimp pour envoyer des courriels de masse à vos délégués. Assurez-vous d'avoir tous les détails et instructions nécessaires concernant votre conférence: adresse du lieu, dates, lignes directrices, coordonnées, conseils ...
Une bonne communication est également importante lors de la conférence. Ajoutez des panneaux pour indiquer aux participants les salles de présentation, le tableau d'inscription, les aires de restauration ou les toilettes. Faire des annonces au cours de la journée pour informer les délégués du déroulement de l'événement et avoir des bénévoles et des membres du personnel disponibles pour répondre aux questions et les délégués guides. Et n'oubliez pas de vous remercier. Envoyez un courriel aux délégués et une note écrite aux conférenciers, aux membres du comité et aux bénévoles pour les remercier de leur contribution.
6. Faciliter le réseautage Le réseautage est l'une des principales raisons pour lesquelles les chercheurs participent à votre conférence. Votre travail consiste à les aider à rencontrer des gens intéressants. Comment? Tout d'abord, assurez-vous d'allouer suffisamment de temps pour les occasions de réseautage et les discussions. N'incluez pas votre programme avec des présentations - créez beaucoup de séances de séance et de café pour permettre aux délégués de respirer et de discuter. Et choisissez une configuration appropriée pour les salles «sociales»: disposez de canapés et de chaises pour que les gens puissent s'asseoir et converser. Organisez des événements sociaux tels que des fêtes, des cocktails et des dîners. Vous devriez également envisager d'exécuter des expériences pour promouvoir la participation, telles que l'organisation de «non-confiances» et l'utilisation d'applications mobiles cool pour encourager la mise en réseau. Conclusion L'organisation d'une conférence académique implique une multitude de tâches, dont la plupart n'ont rien à voir avec le milieu universitaire. Vous devrez être organisé pour vous tenir au courant de tous. Si vous organisez une conférence pour la première fois, recherchez des conseils auprès d'organisateurs ou de professionnels passés. Tant que vous parvenez à obtenir vos canards dans la rangée et à garder nos conseils à l'esprit, vous serez sur la bonne voie pour un événement réussi.
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