Guide d'achat: 5 produits indispensables pour chaque salle de vidéoconférence

Guide d'achat: 5 produits indispensables pour chaque salle de vidéoconférence

J'ai lu récemment le titre d'un article intitulé "Ne jugez jamais un livre par sa couverture, mais toujours par une société par ses salles de conférence" - et j'ai pensé que c'était plutôt dur. Mais en réalité, vos salles de conférence (et espaces de réunion) en disent long sur votre entreprise…

Par exemple, les couleurs et le mobilier peuvent être très formels ou décontractés; ils peuvent être grands, petits ou même à l'étroit; ils peuvent être très basiques (juste une table et des chaises) ou remplis d'une telle technologie qu'il est difficile de se concentrer. Ils peuvent avoir un aspect "vécu" ou apparaître que personne ne l’a utilisé depuis des lustres. Dans chacun de ces cas, quiconque travaillant pour vous ou venant dans votre bureau pour une réunion se mettra à avoir une idée de votre entreprise.

Bien qu'il y ait des centaines de décisions à prendre concernant vos salles de conférence et vos espaces de réunion, nous allons nous concentrer sur le côté de la technologie, car nous pensons que chaque salle de conférence ou espace de réunion doit être doté de la vidéo. Le prix a tellement baissé pour le matériel et les services que cela n’a plus de sens de ne pas activer vos salles.

Alors, qu'est-ce qui est nécessaire? De quoi avez-vous vraiment besoin pour que vos salles soient faciles à utiliser et rentables pour l'entreprise? Vous trouverez ci-dessous les principaux produits. Sans eux, vous n’obtiendrez pas l’avantage.

# 1: La plate-forme de vidéoconférence

Vous devez commencer quelque part et le meilleur endroit pour commencer est le logiciel et les services que vous utiliserez au sein de votre entreprise. Toute personne de l’assistance technologique vous demandera de normaliser une solution - ce qui signifie - ne compliquez pas les choses avec plusieurs applications différentes. Personnellement, nous pensons qu’il s’agit de deux solutions, Zoom ou RingCentral . Oui, il existe d'autres solutions. Microsoft , Google , GoToMeeting et d'autres ont d'excellentes plates-formes - mais à notre avis, Zoom et RingCentral représentent la solution la plus complète au meilleur prix.

Et il existe un moyen simple de déterminer laquelle de ces deux solutions vous choisissez: souhaitez-vous inclure la «voix» intégrée (ou les lignes téléphoniques de votre entreprise)? Si c'est le cas, votre choix serait RingCentral, sinon, zoomez.

Les deux offrent la même expérience, les mêmes fonctionnalités et les mêmes fonctions de vidéoconférence. Parce que RingCentral utilise Zoom en tant que fournisseur de vidéoconférence. Ils ajoutent de la valeur à la plate-forme Zoom en fournissant également des services vocaux uniquement, vous permettant de combiner la voix et la vidéo en une solution unique. Si vous ne recherchez pas ce type de solution (une seule solution pour les deux), alors Zoom est votre meilleure option.

Dans les deux cas, du point de vue d'une salle de conférence ou d'un espace de réunion, il s'agit exactement du même type de produits et de la même configuration.

# 2: Contrôles de la pièce

Au lieu d'être immédiatement pris au dépourvu par les caméras et l'audio, nous pensons qu'il est bien préférable de se concentrer sur la manière dont vous allez contrôler la pièce. Bien que cela varie avec chaque plate-forme de vidéoconférence, une chose qui ne change pas est l'exigence de disposer d'un ordinateur pour contrôler les fonctions. N'oubliez pas que, malgré toutes les innovations technologiques de ces dernières années, vous avez toujours besoin d'une puissance de traitement dédiée pour vous assurer que votre vidéoconférence fonctionne correctement.

Personnellement, nous pensons que vous devez mettre autant de puissance de cheval que possible dans vos salles. C'est pourquoi nous avons normalisé tous nos kits sur l' Intel Skull Canyon i7 . Cet ordinateur sans ventilateur de petite taille (8 "x 5" x 1 ") a été conçu pour le jeu. Il est donc prêt pour toutes les applications intensives" vidéo "que vous lui lancez. Il se monte juste (monté) juste derrière l'écran, connexion directe au réseau, wifi et bluetooth, et contrôlez facilement deux écrans.Nous avons testé plusieurs ordinateurs de petite taille, et le Skull Canyon est absolument au-dessus de tous.

Après l'ordinateur de la salle, nous avons besoin d'un combo clavier / souris standard (Bluetooth) comme périphérique d'entrée. Dans le cas de Zoom Rooms / RingCentral, nous disposons d'une console pour contrôler la plate-forme de la salle de conférence.

La Room Console est un iPad Apple dédié avec l’application Zoom Rooms chargée. Il est configuré pour contrôler à la fois l'application Zoom et l'équipement dans la pièce. Démarrer, arrêter, ajouter des participants, les autres fonctions de la salle sont entièrement contrôlées par la console, ainsi que certaines fonctions vidéo et audio. Bien qu'il s'agisse d'un iPad pouvant exécuter d'autres applications, il s'agit en réalité d'un "appareil" spécialement conçu pour la pièce et qui doit être traité comme tel.

Configuré correctement, cet ensemble de produits contrôlera tous les aspects de votre vidéoconférence - du démarrage / arrêt de votre réunion à ce qui est partagé à l'écran, à la caméra et au son. De notre point de vue, il est important d’avoir une configuration cohérente des produits pour les contrôles de salle, car vous voulez qu’elle fonctionne de manière transparente, indépendamment de la salle ou de l’emplacement où se trouve une personne dans l’entreprise. C'est pourquoi nous avons normalisé ces produits et chaque kit contient les mêmes produits.

# 3: Caméra

Comme nous avons parlé d’autres guides d’achat, la pièce et l’objet déterminent le type de caméra à acheter. Toutes les salles ne sont pas égales, certaines sont longues et étroites, certaines sont grandes et carrées, d’autres sont des espaces regroupés dans un espace de bureau ouvert. Parallèlement à cela, certaines salles sont utilisées plus souvent pour les réunions de mise à jour ou les réunions du personnel, tandis que d'autres sont utilisées comme salles de guerre pour les équipes de projet ou de vente, et d'autres encore sont des espaces de formation dédiés.

Lorsque vous faites correspondre la caméra à la pièce et à l’utilisation, vous devez d’abord affiner vos choix et ensuite, vous aurez beaucoup plus de facilité à évaluer une caméra contre une autre, soit comme une "cuisson" entre deux caméras, soit simplement en comparant les caractéristiques .

Les éléments importants à prendre en compte pour une caméra incluent le champ de vision, la fonctionnalité PTZ, la fonction de zoom, la résolution et le mode de contrôle de ces éléments. De nombreux appareils photo sont livrés avec un type de télécommande, qu'il s'agisse d'une télécommande physique ou d'un logiciel, pour contrôler le point de vue de l'appareil photo. Par exemple, l’ AVer CAM520 est livré avec une télécommande pouvant être programmée avec un maximum de 10 "préréglages". Cela vous permet de changer rapidement la vue de la caméra, en appuyant simplement sur un bouton - ce qui est pratique lorsque vous avez une pièce et que vous voulez vous assurer que vous pouvez vous concentrer sur une seule personne dans la pièce, ou éventuellement quelque chose comme un tableau blanc.

Quand on regarde les caméras, ce n’est pas toujours celui qui a les meilleures «spécifications» qui gagne, mais celui qui correspond le mieux à la pièce et au but.

# 4: Audio

Certaines personnes s'embrouillent quand on dit "audio", parce qu'elles ont l'habitude de parler "de lignes téléphoniques" ou de lignes de conférence. La vidéoconférence est un peu différente. Bien que quelqu'un puisse "appeler" pour une vidéoconférence, dans la plupart des cas, les gens se connectent via leur propre connexion réseau et la vidéoconférence est finalement un service "réseau".

Avec la vidéoconférence, il est extrêmement important que l'audio soit à la fois clair et direct. En tant que participant (et non dans la salle), vous voulez qu'il se sente "dans la salle". Sans cela, vous perdez l'un des principaux avantages de la vidéoconférence. Pour créer cette sensation dans la pièce, tout le monde dans la pièce doit être entendu (le cas échéant) et les autres bruits doivent être éliminés. Il n'y a rien de pire que d'avoir le bruit des papiers mélangés ou de déplacer l'ordinateur portable sur la table, de se faire entendre par-dessus les gens qui parlent. Ou ne pas pouvoir entendre quelqu'un par-dessus les haut-parleurs de la pièce.

Votre système audio doit être facilement géré, le volume des haut-parleurs, la mise en sourdine, etc. sont toutes des fonctions importantes pour ajuster le son à la fois à la salle et à la réunion. Bien que nous utilisions traditionnellement l’audio de table, ce qui est parfait pour presque tous les espaces de réunion, nous commençons à voir un passage à une audio plus "installée". Celles-ci peuvent être un peu plus complexes (bien que nous ayons vu le facteur de complexité diminuer au fil des ans) à la table, mais elles peuvent également offrir une meilleure expérience pour les participants à la réunion en ligne et en salle. Le premier avantage est une couverture complète de la pièce avec des microphones: vous pouvez disposer de tous les micros ou désactiver certains microphones. L’autre avantage est la netteté de la pièce par rapport au son de table doté de microphones à extension. Tout le câblage et les câbles sont hors de vue, la table est principalement un espace ouvert sans aucun encombrement supplémentaire.

La prochaine génération de produits audio sera plus petite, plus intégrée et aura un meilleur filtrage et un meilleur contrôle. La plupart d'entre elles seront automatiques, contrôlées par un logiciel interne - mais il y aura également des contrôles intégrés, ce logiciel basé sur la zone que l'organisateur de la réunion peut contrôler.

L'essentiel à retenir avec l'audio de la salle est double: une couverture du micro pour un son clair pour les participants en ligne et la couverture du haut-parleur pour ceux qui se trouvent dans la salle. Ensuite, vous passez à des fonctions spécifiques à votre pièce ou à votre situation.

Remarque spéciale: si vous formez / enseignez, vous souhaiterez élargir votre recherche de produits pour inclure les microphones de présentateur, de tous types et de toutes tailles. L'essentiel est de s'assurer qu'ils sont spécifiquement conçus pour être utilisés en visioconférence et adaptés aux communications vocales.

# 5: affichage

Bien que ce soit le dernier des produits dont nous allons parler, cela ne signifie pas qu'il est le moins important. Voici ce que nous avons constaté en ce qui concerne l’affichage de la salle: à moins que vous n’exigiez un écran interactif (et que les prix baissent), il est aussi facile d’acheter ceux-ci localement. L'affichage d'expédition est délicat et coûteux. Ils peuvent être facilement endommagés pendant le transit, ce qui entraîne des retards dans les retours et les expéditions croisées. Pour cette raison, nous nous concentrons exclusivement sur les écrans interactifs. Vous pouvez vous rendre chez votre revendeur de matériel électronique à grande surface et obtenir des écrans UltraHD de 75 po + 4K, puis les ramasser ou les faire livrer localement.

Nos kits de salle n'incluent généralement pas de présentoirs, bien que nous créions de plus en plus de kits comprenant un présentoir interactif. En fonction de vos préférences et de la manière dont vous envisagez d’utiliser votre pièce, il vaudrait peut-être mieux acheter vos écrans localement. Nous vous suggérons d’acheter la meilleure qualité possible et, si vous souhaitez un double affichage, procurez-vous deux écrans identiques.

En résumé, vous méritez le meilleur pour votre nouvelle salle de vidéoconférence, adaptée au style de travail et au budget de votre entreprise. Rappelez-vous qu’il est plus facile de gérer et de prendre en charge un nombre limité de «configurations» et que vos employés pourront utiliser les salles plus facilement si leur configuration est très similaire. Achetez à la fois la pièce et le but, et vous ne vous tromperez pas.

Et si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.