9 conseils pour les réunions en ligne efficaces

Récemment, nous avons écrit un article populaire sur la façon d'organiser des réunions efficaces. Certaines personnes ont souligné que les réunions en ligne nécessitent un ensemble de compétences spéciales, et il est difficile de suivre les mêmes conseils que nous avons donnés pour des réunions en personne. Avec tant de gens travaillant à la maison, il semblait être une bonne idée de traiter ces types de réunions. Comme je travaille principalement à domicile, un bon pourcentage de mes réunions se déroulent à l'aide de la vidéoconférence et du partage d'écran. Après avoir fait cela pendant plusieurs années, voici quelques-uns des meilleurs conseils que j'offrirais pour les personnes qui commencent à faire des rencontres en ligne.

1. Restez concentré

Il est facile de se distraire ou d'essayer de multi-tâches lorsque vous êtes en réunion en ligne. Ne faites pas cela. Surtout si vous êtes en vidéo, restez concentré sur la réunion et ne laissez pas votre chien ou vos enfants entrer dans le bureau ou apparaître sur la caméra. Si vous êtes physiquement lors d'une réunion, votre présence vous donne quelques "points" pour l'attention, même si vous faites du doodling ou regardez par la fenêtre. Avec une réunion en ligne, même une très petite distraction peut vous faire ressembler à ce que vous ne faites pas attention.

J'ai effectué des vidéoconférences où une personne a continué à être interrompue ou distrait par d'autres appels téléphoniques, etc. Lors d'une vidéoconférence, elle est 10 fois plus professionnelle que personne.

2. Obtenez la technologie juste

Supposons que la technologie va être un problème et donnez-vous plusieurs options et suffisamment de temps pour tout faire bien. Voici quelques éléments à considérer pour faire:

Redémarrez votre ordinateur à l'avance. Si vous devez de temps en temps redémarrer votre ordinateur pour éviter que cela ne soit bloqué, faites-le avant la réunion. Vous ne voulez pas obliger tout le monde à attendre pendant que vous redémarrez votre machine.

Connectez-vous 10 à 15 minutes plus tôt. S'il y a des problèmes, vous voulez vous assurer que vous les connaissez à l'avance. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez un système de conférence Web dont vous êtes familiarisé. Il peut y avoir une petite courbe d'apprentissage et il peut y avoir des outils qui doivent être téléchargés et installés.

Avoir des informations de connexion alternatives disponibles. De nombreuses solutions de conférence Web vous permettent d'utiliser de l'audio sur votre ordinateur ou par téléphone. Assurez-vous d'avoir les informations dont vous avez besoin pour vous connecter dans les deux sens. Si les problèmes de connexion rendent votre image vidéo un peu brusque, ce n'est pas grave, mais si les gens ne comprennent pas ce que vous dites, vous ne pourrez pas contribuer.

Assurez-vous que votre connexion Internet ne sera pas saturée. N'essayez pas de faire une vidéoconférence alors que quelqu'un d'autre tente de télécharger un DVD entier de données. Dans la plupart des endroits, la vitesse de téléchargement est votre goulot d'étranglement, mais cela fonctionne dans les deux sens. La voix est particulièrement sensible à votre vitesse de connexion. Par conséquent, si vous rencontrez des problèmes, essayez d'utiliser un téléphone pour la connexion vocale. Au minimum, vous pouvez entendre et être entendu clairement.

Avoir une connexion de sauvegarde à laquelle vous pouvez facilement passer. Si vous faites beaucoup de vidéoconférence à partir de la maison, il vaut probablement la peine d'avoir une connexion Internet de sauvegarde. Dans de nombreux endroits, vous pouvez obtenir une ligne DSL pour 15 $ à 30 $ par mois. Toutefois, il est utile que vous sachiez comment passer rapidement au cas où quelque chose tomberait.

Arrêtez d'autres programmes. N'essayez pas de faire une vidéoconférence lorsque votre application d'édition vidéo ou une foule d'énormes fichiers Photoshop sont ouverts. Fermez les programmes dont vous n'avez pas besoin. Cela réduira les risques d'écrasement de votre ordinateur et augmentera les ressources disponibles pour la vidéoconférence.

Utilisez un onduleur. Vous ne voulez pas être effacé si l'alimentation est bloquée et remis en marche. Assurez-vous que votre chaîne de communication est branchée à la sauvegarde de la batterie. Si votre ordinateur est en sauvegarde de batterie, mais votre modem câble n'est pas, vous avez toujours un lien faible si l'alimentation est éteinte.

3. Suivre un résumé par courrier électronique

Dans une réunion réelle, certaines des pièces précieuses se produisent après la fin de la réunion. Les gens parlent de ce qu'ils vont faire, clarifient leurs engagements, etc. Essayez de recréer ceci si vous le pouvez. Envoi d'un résumé par courrier électronique de ce que les décisions ont été prises et de qui s'est engagé à ce qui vous aidera à s'assurer qu'il n'y a pas de malentendu et à créer un enregistrement que tout le monde peut utiliser.

4. Argument poliment

Comme le souligne Brian, argumenter peut-être bon pour les réunions, mais vous ne pouvez pas discuter de la même façon au sujet d'une vidéoconférence que vous pouvez en personne sans devenir une gêne. Vous devriez toujours faire valoir. Comme nous l'avons dit, la partie la plus importante d'une réunion consiste à résoudre des désaccords et à créer des idées. Pourtant, vous devez être très prudent pour être poli car vous êtes désavantagé en matière de communication non verbale. Votre langage corporel et votre posture ne vont pas non plus transmettre à travers la caméra vidéo comme ils le font en personne, de sorte que votre façon de dire que les choses deviennent beaucoup plus importantes.

Voici quelques façons de discuter poliment:

Indiquez la position de l'autre personne avec empathie. Cela aide à montrer que vous comprenez ce qu'ils disaient. En ajoutant des phrases comme «Je vois pourquoi vous pensez que cela est important» et «Je peux voir la valeur dans le point de vue XYZ.» Montrer que vous comprenez le positionnement de quelqu'un et l'importance de leur position est une façon très précieuse de faire comprendre votre Point de vue car il les empêche de défendre.

Restez concentré sur la question - pas les gens. Soyez très prudent de ne rien faire qui ressemblerait à une attaque personnelle.

Attendez pour indiquer votre position. Ne commencez pas à parler avec une idée à demi formulée. Il n'est pas déraisonnable d'écrire quelques mots décrivant votre argument avant de commencer à parler. Rappelez-vous, vous êtes dans un désavantage de communication non verbale, de sorte que votre communication verbale doit être claire et convaincante.

Aborder toute hostilité, même si elle est mineure. En disant des choses comme «Je sais que vous ressentez fortement à ce sujet et j'apprécie votre passion» peut aider à garder les choses concentrées sur les idées et aider à diffuser l'hostilité entre les individus.

Planifier à l'avance. Si vous savez, une discussion risque de devenir controversée, planifiez-vous à l'avance. Si vous savez que Joe pourrait se fâcher de votre idée, mais Susan l'appuie, parlez à Susan à l'avance. Peut-être que vous pouvez à la fois présenter des parties de votre position afin que Joe ne soit pas concentré sur une seule personne. Peut-être que Susan peut présenter l'idée parce qu'elle a une meilleure relation de travail avec Joe et sera dans la même pièce avec lui, de sorte qu'elle ne soit pas désavantage de communication non verbale.

Suivre les personnes au téléphone. Un appel téléphonique rapide à quelques personnes après la réunion peut être précieux pour vous assurer qu'il n'y a pas de ressentiments. Cela peut aider à répliquer certaines des interactions qui se produisent après une réunion en personne au fur et à mesure que les gens retournent à leurs bureaux.

5. Venez préparé

Assurez-vous que vous avez tout préparé avant la réunion. La vidéoconférence tend à amplifier tout manque de préparation de votre part, alors assurez-vous d'avoir des documents ou des fichiers où vous pouvez facilement les obtenir sans avoir à regarder autour. Dans la vie réelle, se pencher pour regarder dans votre mallette peut ne pas être une grosse affaire, mais si vous disparaissez de l'écran pour obtenir quelque chose, cela peut vous faire ressembler à ce que vous n'avez pas fait votre travail de préparation. La plupart du temps, vous ne voulez pas disparaître de l'écran si vous pouvez l'aider.

6. Regardez dans la caméra

Les meilleurs systèmes de vidéoconférence vous permettent de regarder les personnes en regardant directement dans la caméra. Faites de votre mieux pour positionner votre caméra vidéo dans cet esprit. Si vous regardez vers la gauche à l'image d'autres personnes et que la caméra vidéo se trouve à droite, il semble que vous regardez simplement sur le côté. Si vous ne pouvez pas voir les deux, il est généralement recommandé de regarder votre caméra afin de donner à tous les autres contacts aux yeux. Si votre écran vous montre un aperçu de votre image, essayez de positionner la caméra et la fenêtre, de sorte qu'il vous semble que vous vous regardez dans les yeux.

7. Nettoyer, sans distraction

Soyez très conscient de ce qui est derrière vous ou sur votre bureau en face de vous. Essayez de garder votre bureau aussi propre et sans encombre que possible. Faites très attention à ce que les gens marchent derrière vous. Cela peut être une distraction, ne pas être professionnel et ils peuvent finir par faire quelque chose d'embarrassant. Les programmes de nouvelles montrent que tous leurs analystes travaillent dur derrière eux sur leurs ordinateurs. Une diffusion récente de nouvelles financières a montré qu'un travailleur regardait des photos de maillot de bain sur son écran en arrière-plan. Idéalement, vous voulez que votre bureau soit positionné afin que les gens ne puissent pas marcher derrière vous. Si vous travaillez à la maison, vous ne voulez pas que l'un de vos enfants se déplace en arrière-plan.

8. Utilisez une bonne caméra

Bien que la caméra intégrée de votre ordinateur portable puisse fonctionner, vous aurez probablement une meilleure qualité avec une caméra externe. J'utilise un caméscope DV accroché dans mon ordinateur avec firewire et il produit de très bons résultats. Il peut vous être utile de prendre un certain temps pour comprendre comment fonctionne l'équilibre des blancs sur votre appareil photo. J'ai fait des rencontres en ligne avec des gens qui ont l'air d'avoir passé 10 heures dans un lit de bronzage parce que leur appareil photo rend les tons de peau brillants. Bien que ce ne soit pas grave, plus le professionnel que vous pouvez regarder, mieux vaut. Une autre caractéristique que j'aime à propos de mon appareil photo est le zoom de la télécommande. Cela me permet de fixer l'image sans avoir à chercher la caméra ou à laisser l'image.

Assurez-vous d'avoir assez de lumière. Si votre appareil photo a une lumière intégrée, essayez de l'allumer. L'ouverture de l'ombre ou l'allumage d'une autre lampe peut faire une grande différence dans la qualité de votre image pour les autres participants.

9. Fin à l'heure

Vous voulez que les gens apparaissent à temps pour votre réunion importante. Vous devez leur donner le même niveau de respect et finir lorsque vous dites que vous allez finir. Si vous respectez le calendrier de votre agenda, la fin à l'heure ne devrait pas être trop difficile et se terminer tôt est toujours une bonne chose.