Quand enregistrer vos réunions vidéo?

Les réunions sont super. Ils nous permettent de collaborer avec d'autres, de diviser et de conquérir le travail, et de s'assurer que tout le monde a une voix à la table. Cependant, il y a des inconvénients pour les réunions, et l'une d'entre elles est le fait que beaucoup d'informations importantes sont souvent partagées dans un court laps de temps. Et sans quelqu'un prenant des notes diligentes, les choses peuvent se perdre ou s'oublier très facilement.

Avec la vidéoconférence Tenveo, ce n'est pas un problème. En cliquant simplement sur le bouton «Enregistrer la réunion» dans l'application, les utilisateurs peuvent enregistrer tout ce qui se passe dans la réunion (audio et vidéo) pour la relire plus tard. Nous avons des centaines de milliers d'utilisateurs qui profitent de cette fonctionnalité, mais vous vous demandez peut-être pourquoi? Les réunions devraient-elles toujours être enregistrées? Quel est le moment approprié pour enregistrer une réunion?

1. Quand quelqu'un ne peut pas participer

Les gens sont très occupés, et nous ne pouvons pas toujours être à deux endroits à la fois. L'enregistrement d'une réunion via Tenveo est une excellente option lorsque quelqu'un est absent du bureau, ou simplement réservé lors d'une autre réunion en même temps. Cela permet à cette personne de revenir sur la discussion plus tard, il n'est donc pas nécessaire de passer du temps précieux à la prochaine réunion ou d'envoyer plusieurs courriels pour s'assurer que tous les invités disposent des informations dont ils ont besoin. La personne qui a manqué la réunion peut simplement voir l'enregistrement quand ils ont le temps, et c'est presque aussi bon que d'être là eux-mêmes.

2. Lors de la formation des employés

Avez-vous déjà l'impression de répéter la même chose encore et encore, surtout lorsque vous formez des employés? Lorsque vous vous entraînez via la vidéoconférence Tenveo, appuyez sur le bouton d'enregistrement. Cela vous permettra d'enregistrer la formation une fois, puis de la lire à quiconque aura besoin de visionner l'enregistrement à une date ultérieure. Ceci est particulièrement utile lors de la formation de nouveaux employés sur la façon d'utiliser un logiciel, ou lors de la mise à jour de protocoles existants pour de grands groupes de personnes. De plus, envoyer l'enregistrement à l'avance vous permet de perdre moins de temps sur la répétition pendant la formation et de passer plus de temps à répondre à des questions spécifiques ou à fournir un soutien.

3. Quand vous voulez rester engagé

Les réunions nous permettent souvent d'accomplir plus que le courrier électronique ou la messagerie instantanée, car elles permettent à tout le monde d'entrer dans la salle (ou sur une vidéo en direct) pour avoir une discussion naturelle sur le sujet. Cependant, pour la personne coincée prendre des notes, les réunions peuvent parfois se sentir encore moins productives qu'une conversation par courriel. Essayer de rester concentré sur la conversation afin que vous puissiez écrire tout ce qui a été dit rend difficile de s'engager activement et de faire entendre votre voix pendant que les décisions sont prises. Avec l'enregistrement vidéo, cependant, tout le monde peut revoir l'enregistrement plus tard pour prendre des notes et obtenir des détails importants, de sorte qu'il est moins nécessaire d'avoir un preneur de notes dédié pendant la réunion elle-même.

4. Lors de l'entrevue des candidats

Interviewer plusieurs candidats pour le même poste est difficile, surtout quand deux ou trois sont exceptionnellement qualifiés. Il peut être difficile de se souvenir exactement comment la première personne interrogée a répondu à une question, ou comment la cinquième personne a traité le cas de pratique. Même avec seulement quelques candidats, il peut être difficile de se souvenir exactement de tous les sujets dont vous avez discuté et de la façon dont chacun a répondu à ses questions. Cependant, cette question peut être rapidement résolue en organisant des entrevues au cours de la vidéoconférence de Tenveo et en les enregistrant, ce qui vous permet de relire facilement toute l'entrevue au moment de décider quel candidat correspond le mieux au rôle.

5. Quand vous avez besoin d'un compte rendu de la réunion

Avez-vous déjà eu une réunion vraiment productive et êtes-vous excité par les nouveaux défis, seulement pour oublier ce que ces nouveaux défis étaient une semaine plus tard? Ou a eu une dispute avec un collègue sur ce qui a été dit lors d'une réunion? Ou voulez-vous simplement avoir un compte rendu de ce qui s'est passé pendant les assemblées publiques de votre entreprise afin que vous puissiez y revenir plus tard? Les enregistrements vidéo résolvent tous ces problèmes et plus encore. En enregistrant vos réunions importantes (ou toute réunion!) Pour une révision à une date ultérieure, vous pouvez rapidement vous rappeler ce qui a été discuté ou régler les désaccords avec une simple lecture de l'enregistrement.

Le point final et important de la vidéoconférence de Tenveo est de mentionner que certaines personnes ne veulent pas être enregistrées sans raison, et selon votre secteur, il peut être illégal d'enregistrer une partie (ou la totalité) de vos réunions. Assurez-vous de toujours demander à tous les participants avant d'appuyer sur le bouton "Record Meeting", et assurez-vous de partager l'enregistrement avec toutes les personnes appropriées une fois la réunion terminée.