Etiquette de réunion en ligne

J'ai au moins une réunion en ligne par jour. C'est un moyen idéal d'avoir une première ou une réunion de qualification avant d'acheter un billet d'avion. Les réunions en ligne sont un élément clé de la gestion efficace du temps. Six est le plus que j'ai eu en un jour et je n'ai JAMAIS eu 6 réunions sur place en une journée, sauf pour un salon professionnel. Mais rendre vos réunions en ligne aussi productives et professionnelles que vos réunions sur place repose non seulement sur votre préparation, mais aussi sur votre étiquette. Cette publication traitera vos réunions en ligne, où vous êtes le présentateur.

PRÉPARER - En plus d'avoir toutes les informations dont vous avez besoin au sujet du client, avoir tous les sites Web ouverts à la page correcte, toute garantie que vous souhaitez afficher, feuilles de calcul, points d'alimentation, etc. ouvrir, affiché dans le format souhaité Et mis en file d'attente. N'OUBLIEZ PAS:

Soit fermez votre logiciel de messagerie, soit désactivez les nouvelles alertes de message. Et si un collègue vous a envoyé un courrier électronique «Avez-vous déjà rencontré ces idiots?» Les idiots ne l'aimeraient pas.

Fermez votre barre de favoris. Personne n'a besoin de voir les sites Web que vous visitez. Si vous êtes à l'aise d'utiliser votre navigateur en mode plein écran, configurez-le.

Mettez votre téléphone sur le MDN ou mettez le silence sur la sonnerie, et n'oubliez pas votre téléphone portable, votre iPad et toute autre chose qui fait du bruit. (Éviter les aliments épicés pour le déjeuner est également bon).

ÊTRE RAPIDEMENT - Commencez votre réunion au moins 5 minutes avant l'heure de début et ayez un écran de bienvenue de quelque type (pourrait être la diapositive du titre de votre powerpoint) ou la page d'accueil de votre site. Personnalisé, si possible, est mieux que non. Ce que vous ne voulez pas, c'est que les participants s'identifient et qu'ils voient un écran qui indique «Attendre que l'hôte se réunisse». Un autre avantage à ce sujet est de discuter avec les arrivées anticipées. En plus de construire un rapport et d'accorder un ton amical à votre réunion, vous pouvez apprendre quelque chose d'utile au sujet du groupe.

ÊTRE INTERACTIF - Cela peut sembler un grand "DUH", mais la seule chose pire que de s'asseoir dans une salle de conférence étouffée à l'écoute de quelqu'un qui fait une imitation de Ben Stein, doit s'asseoir et regarder votre moniteur et écouter votre téléphone ou votre casque. INVOLUER le groupe en posant des questions ou en utilisant la fonction de sondage sur votre logiciel s'il a un sondage. Lorsque l'un des participants parle, prenez un compte de 2 morts quand ils ont terminé pour s'assurer qu'ils sont terminés. Vous ne voulez pas avoir un duel "Non, vous allez-y".

BE TECH SAVVY - Certains participants peuvent ne pas avoir beaucoup d'expérience avec les réunions en ligne, alors assurez-vous que vous êtes en mesure de résoudre les problèmes lorsque quelqu'un dit qu'ils ne peuvent pas entendre ou voir quelque chose. Soyez en mesure de les intégrer rapidement à la réunion. Non seulement vous allez gagner du temps, mais vous créez la confiance en tant qu'expert. AUTRES CONSEILS TECHNIQUES:

Utilisez un casque d'écoute, USB ou autre fiche. La numérotation dans la conférence vous laisse sensible à toute interférence, mauvaise connexion ou baisse d'appel. Téléphone portable uniquement dans une urgence DIRE! Il est essentiel que vous sembliez aussi clair et fort que si vous étiez sur place. Vous ne pouvez pas obtenir ce genre de clarté sur une ligne cellulaire ou téléphonique.

Ne prenez pas de notes à l'aide de votre clavier. Les participants vous entendre en tapant et se demandant avec qui vous communiquez. Go LEGACY avec un pad ou un cahier et OMG un stylo.

ÊTRE TEMPS-SENSIBLE / AVERTISSEMENT - Tout le monde (j'espère que vous l'incluez) a d'autres choses à faire, alors gardez votre temps alloué. Regardez l'horloge dans votre plateau système ou sur le mur et commencez à atteindre la ligne de poinçon au moins 10 minutes avant la fin programmée de la réunion. Cela vous donnera du temps pour Q + A ou des commentaires. Et si vous finissez tôt, vous aurez des gens reconnaissants de l'autre côté. Si vous pouvez voir tous les noms dans le panneau de contrôle de votre réunion, essayez "autour de la corne" par nom pour voir si quelqu'un a des questions et merci d'y assister.

UTILISEZ-VOUS UNE CAMÉRA? Si oui, prenez une selfie pour voir à quoi ressemble votre fond d'écran. Cela parait-il professionnel? Si ce n'est pas le cas, faites les choses de façon à ce que vos antécédents reflètent positivement votre attention lorsque vous êtes à la caméra. (J'ai des diplômes, des plaques et des récompenses sur le mur derrière ma chaise.) Vérifiez que vous êtes centré dans le cadre et à une distance appropriée de la caméra, afin de ne pas vous couper la tête. Assurez-vous, également, que vous êtes habillé de manière appropriée (comme si vous étiez sur place) de la taille. Seulement vous savez que vous avez des shorts et des bascules hors cadre.

Certains d'entre eux peuvent sembler banals, mais ce sont les petites choses qui se distinguent par ce moyen. Les réunions en ligne sont un outil formidable et polyvalent. Mais vous devez le maîtriser pour maximiser vos résultats.

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