Combattez la compétition avec la collaboration!

La taille n'a pas d'importance. Chaque entreprise, grande ou petite, utilise des salles de conférence pour des réunions d'équipe, des séances de brainstorming, des sessions de formation, des forums de clients et des conférences organisationnelles. Par le passé, le montant dépensé dans les technologies de l'information et de la communication était utilisé pour déterminer le niveau de compétitivité d'une entreprise sur le marché. De meilleurs outils de communication et de collaboration signifiaient plus de vitesse, moins de frais de déplacement, une productivité accrue et une innovation plus rapide. Les temps ont changé. À mesure que la technologie devient plus abordable et accessible, il est temps pour les petites et moyennes entreprises de collaborer et de se défendre.

Compétitivité et technologie

La guerre de l'innovation est toujours en cours, mais la différence est que les petites entreprises ont maintenant accès au même arsenal pour accroître leur compétitivité. Au cours des 20 dernières années, les grandes entreprises ont eu accès à des technologies de collaboration avancées pour réduire les coûts de déplacement et accroître la productivité, ce qui a accru la compétitivité. Ils ont investi dans des solutions vidéo monolithiques basées sur le matériel qui nécessitaient un important investissement informatique ainsi qu'une équipe d'experts pour gérer une infrastructure très complexe. Les petites et moyennes entreprises n'ont tout simplement pas les ressources pour profiter des mêmes types d'outils de collaboration. Mais les choses changent vite.

Les technologies de communication et de collaboration sont désormais disponibles sous la forme de logiciels sur les ordinateurs de bureau et mobiles et livrées depuis le cloud. Certains sont gratuits (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) et d'autres nécessitent un abonnement mensuel à un service spécifique (Microsoft Skype For Business, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). En conséquence, il est maintenant possible pour les petites et moyennes entreprises d'équiper leurs équipes avec les mêmes outils de communication sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles pour rivaliser avec les grands acteurs. Cependant, quand il s'agit de les utiliser dans la salle de conférence, ils font face à des défis. Voici pourquoi ...

Espaces de travail et collaboration

Les salles de conférence existent depuis très longtemps. Les styles de travail ont beaucoup changé, mais les conceptions et les technologies utilisées ont été les mêmes pendant de nombreuses années. Selon récemment Research, sur les 12,5 millions de salles de conférence dans le monde, seulement 3% sont équipées de la vidéoconférence traditionnelle aujourd'hui. Le coût élevé de l'équipement a été le principal obstacle au déploiement de la technologie, en particulier dans les petits espaces de réunion. De plus, 97% de ces chambres sont équipées uniquement d'un écran et d'un téléphone.

Alors que les innovations technologiques facilitent l'adoption de nouvelles solutions de communication et de collaboration par les organisations, les participants aux réunions perdent jusqu'à 20% de leur temps de réunion sur des questions techniques liées à la préparation et à la connectivité. À l'ère numérique d'aujourd'hui, c'est tout simplement inacceptable. La technologie devrait aider votre entreprise et ne pas affecter la productivité et la performance. Examinons donc de plus près certains des problèmes rencontrés par les employés lors des réunions.

Problèmes rencontrés par les utilisateurs

  Après avoir écouté attentivement les utilisateurs finaux, observé les participants à la réunion et analysé les divers rapports de l'industrie, nous avons pu identifier six problèmes récurrents et endémiques auxquels les équipes doivent faire face:

1.Câbles, adaptateurs et résolution d'écran : le temps est perdu parce que les présentateurs ont du mal à trouver le bon adaptateur ou câble pour afficher le document sur leur ordinateur portable ou simplement parce qu'ils ne peuvent pas régler la résolution et la qualité de l'image.

2. Des ordinateurs portables pour la collaboration en équipe: L'efficacité est affectée parce que les participants utilisent un ordinateur portable pour assister à des conférences Web et vidéo. Par conséquent, les gens doivent se faufiler devant la webcam et le microphone pour être entendus et voir ce qui affecte l'expérience de la réunion virtuelle. Ceux qui restent hors caméra finissent par faire du multitâche et sont moins engagés par rapport aux autres.

3. Solutions de collaboration monolithique: Les clients en ont assez d'investir dans des systèmes de collaboration qui ne peuvent être utilisés que pour une seule chose. Trop souvent, les solutions de conférence audio, web et vidéo sont construites en silos et ne sont pas interopérables.

4.UC et stratégies d'espace de travail: Les employés sont équipés d'applications de communication unifiées sur tous leurs appareils sauf celui de la salle de conférence. Ils sont frustrés lorsqu'ils sont contraints d'utiliser un autre système avec une interface différente. Le temps devient une denrée rare, de même que la patience des utilisateurs.

5.Social Media Applications: Les jeunes générations aiment les médias sociaux et les applications mobiles. Ils veulent aussi les utiliser au travail pour être aussi productifs qu'ils peuvent l'être. Pourtant, diverses politiques d'entreprise interdisent l'utilisation d'applications de consommation et de médias sociaux tels que Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6.Partage d'informations en temps réel: Les entreprises investissent beaucoup dans les applications pour accéder à toutes sortes de données en temps réel, mais le partage de telles données dans une réunion d'équipe est souvent un problème. Les utilisateurs doivent pouvoir accéder à ces données en utilisant le système dans la salle de conférence pour que tout le monde puisse voir et être sur la même page.

Une collaboration plus intelligente pour les PME

Il existe une nouvelle génération de systèmes de collaboration intelligente conçus pour rendre les réunions d'équipe plus participatives, efficaces et collaboratives. Conçu par Tenveo Solutions à Singapour, ROOMIE® est une gamme de systèmes de collaboration «ouverts» (c.-à-d. Plate-forme et service-agnostique) fonctionnant sous Windows 10 Pro permettant aux employés d'accéder à n'importe quelle application de consommateur ou d'entreprise; partager sans fil des données depuis n'importe quel appareil; démarrer des sessions de discussion; Rejoignez des conférences virtuelles (audio / web / vidéo) et diffusez des médias dans n'importe quel espace de réunion, d'apprentissage ou de formation.

Tous les modèles Tenveo sont équipés d'une caméra, d'un microphone et de haut-parleurs de qualité professionnelle, offrant une expérience de collaboration professionnelle. Ils tirent parti de la puissance du logiciel et du cloud et sont disponibles à une fraction du prix par rapport aux solutions matérielles traditionnelles. Les PME peuvent utiliser les systèmes ROOMIE® Smart Collaboration conjointement avec des services gratuits basés sur le cloud tels que Microsoft Skype ou Google Hangout ou des offres UCaaS ou VaaS basées sur des abonnements professionnels.

Conclusion

Aujourd'hui, le rythme des affaires est beaucoup plus rapide. Les délais de mise sur le marché et les cycles de vie des produits sont plus courts que jamais. Le monde est un endroit de plus en plus complexe et compétitif où la productivité et l'innovation sont vitales. Réussir dans ce monde hautement concurrentiel exige que les gens - partout - travaillent plus en collaboration.

La nouveauté, c'est que même les petites et moyennes entreprises peuvent se défendre sans avoir à dépenser d'énormes sommes d'argent dans la technologie pour le faire déjà. Choisissez des logiciels, des systèmes de collaboration basés sur le cloud et ouverts comme Tenveo pour vos espaces de réunion, d'apprentissage et de formation. Et habilitez vos équipes à utiliser les outils de collaboration dont elles ont besoin pour générer des vagues de productivité et d'innovation sans précédent!

Dans ce monde en évolution rapide, nous suivons également le Times. Nous innovons également. Nous allons lancer une série de nouveaux produits au cours du prochain mois.

Attendons avec impatience ce moment