7 conseils pour la conduite d'une vidéoconférence efficace

7 conseils pour la conduite d'une vidéoconférence efficace

Les solutions de vidéoconférence vous donnent l'occasion de faire beaucoup plus que vous ne l'avez fait lorsque vous vous êtes limité à la conférence audio. Les systèmes de communication unifiée tels que ceux trouvés dans les solutions informatiques de Saxons ouvrent un tout nouveau monde d'interactivité pour vous, votre équipe, vos clients et une foule d'autres acteurs.

Vous voulez vous assurer que vous profitez pleinement de tous les outils disponibles? Voici sept conseils pour la réalisation d'une vidéoconférence efficace.

Testez-le

Nous allons bientôt accéder au contenu de votre vidéoconférence, mais vous devez vous assurer que le côté technique de votre opération est prêt à rouler. Si vous avez le temps, testez le système avant chaque conférence que vous avez. De plus, ne pas mettre de nouveaux câbles ou remplacer des piles et autres équipements de vidéoconférence. Tout à coup, il sera temps de commencer à discuter avec un client important et vous aurez de la chance.

Attention à l'arrière-plan

Si vous souhaitez accéder à tous vos points de contrôle à la fin de votre vidéoconférence, vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir trop de hoquets en cours de route. Cela signifie que vous voudrez contrôler autant de l'environnement que possible. Soyez conscient des fenêtres derrière vous qui mènent vers les espaces publics, qu'ils soient à l'extérieur de votre immeuble ou autour du bureau. Avoir fermer les stores au milieu d'une conférence ou perdre l'attention de la personne avec laquelle vous parlez en raison de l'activité qui se déroule derrière vous pourrait transformer vos sujets importants en un peu plus que le bruit blanc.

Créer une feuille de route

Parlant des points de contrôle de la vidéoconférence, planifiez la façon dont vous souhaitez passer du temps pour vous assurer que vous obtenez tous les points pertinents. Essayez d'inclure du temps pour des choses qui ne sont pas des affaires officielles, comme le rattrapage avec le client, les pauses, etc. Remplacez également chaque section avec quelques minutes supplémentaires dans le cas où certaines choses vont longtemps.

Engager tout le monde

Peu importe le type de réunion que vous rencontrez, parler à quelqu'un n'est pas une excellente stratégie. Lorsque vous conduisez une vidéoconférence, ne pas impliquer les membres de la conversation peut être encore plus dangereux, car votre distance physique par rapport à ceux de l'autre côté de l'appel peut vous empêcher de prendre des indications physiques qui pourraient vous aider à réaliser que les autres sont Perdre l'intérêt. Essayez de continuer à poser des questions ou à encourager la participation et les commentaires d'autres personnes lors de la réunion. De cette façon, ils resteront plus longtemps engagés et vous ne devrez pas vous soucier d'avoir manqué les points clés de votre réunion virtuelle.

Faire le dur travail à l'avance

Connaître le contenu de votre présentation avant et en arrière vous donnera une meilleure chance de pouvoir être plus présent mentalement dans la vidéoconférence. Au lieu de choisir des notes, vous allez dégager un sentiment de confiance. Cette confiance vous aidera à parler plus lentement et vous donnera une meilleure chance de poser des questions à la volée.

Attention au bouton muet

Bouton de sourdine

L'une des pierres d'obstacle les plus courantes d'une vidéoconférence est que les gens essaient de se parler, ou du moins de penser que c'est le cas. Si vous pensez qu'il y aura une période de quelques minutes où vous n'aurez pas besoin de parler, n'ayez pas peur d'appuyer sur le bouton muet. De cette façon, tout brassage de papier, déglaçage de la gorge et autres bruits aléatoires ne renfermeront personne. Si vous avez besoin de sauter, tout ce que vous avez à faire est de vous manquer.

Maintenir un contact visuel

En plus d'être une courtoisie quotidienne courante dans la conversation, le maintien des contacts visuels pendant la conférence Web aide à s'assurer que l'esprit de qui vous parlez ne se promènera pas. Si vos yeux tournent partout ou que vous regardez autre chose (Dieu interdit, c'est votre téléphone!), La personne avec qui vous parlez se demandera ce qui est important pour attirer votre attention. Cela peut les amener à se détériorer ou, pire encore, à être frustré de perdre leur temps.

Les solutions de vidéoconférence sont un excellent moyen de partager des informations et des idées avec les différents acteurs impliqués dans les différentes parties de votre entreprise. Mais ils peuvent aussi être un peu un champ de mines. Gardez ces conseils à l'esprit pour vous assurer d'optimiser vos conférences vidéo. Pensez-vous que le reste de votre équipe bénéficiera d'un cours intensif sur la conférence sur le Web et ne le fera pas? Louez une salle de formation des Saxons et prenez-en un après-midi pour marquer quelques bonnes pratiques pour votre organisation.

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